飞书·组织数字化工具9讲

飞书·组织数字化工具9讲

飞书是字节跳动旗下的协作办公工具。这门课程的主理人是飞书的CEO谢欣，他曾负责字节的人力、行政、企业服务、技术研发等工作，对组织协作的痛点难点有深刻洞察。谢欣老师说，先进工具能够改变组织，所以今天的先进组织不应该选择适合于旧时代的工具，而要主动选择能帮自己进化的先进工具。这也是飞书诞生的原因。在课程里，谢欣老师拆解了8个办公场景，帮你理解怎样用工具来提升组织协作效率。比如对于下面介绍的开会这个场景，数字化工具带来的新会议形式就能让“用时间换结论”的过程更有效率。接下来，让我们一起看看谢欣老师是怎么说的。 飞书·组织数字化工具9讲

之前我们提到了在线上沟通这个日常工作的高频场景里，数字化工具是如何发挥作用的。这一讲，我们来看另一个高频场景——开会。我们几乎每天都要开会，会议是组织解决各种问题、推进工作的一个重要场景。提高会议的效率，对组织来说是非常“划算”的事情，等于是提高了组织解决问题的效率，也释放了参会人员的精力，可以投入到其他工作中。但是，会议效率想要提升，并没有那么容易。我们来看一些场景：原本要花一个小时讨论出解决方案，结果前40分钟都是在解释要解决的到底是个什么问题，参会人员来自不同部门，对问题的理解不一样，掌握的信息也不一样，大家起点一致就要花很长时间；开会时拿意见的总是那么几个人，其他人都不太愿意表达自己的观点，讨论效率不高，会后落实的时候，又总是推进不下去；会议过程中要把重要讨论记录下来，但不管是现场速记还是录音后的整理，都要耗费大量时间，即便是逐字整理好，其他人再看的时候也可能会因为篇幅太长而抓不住重点。你看，这些问题都在拉低会议的效率。但其实本质上要解决的就一个核心难点：在会议的全过程中，提高时间利用率。那怎么提高呢？我们先看看，时间到底都被花在哪儿了。最简单的划分，就是开会的前、中、后，对吧？开会前，准备会议材料花时间；开会中，讨论问题的过程花时间；开会后，整理成果、回溯信息也很花时间。我们认为，开会就是用时间换结论的过程。飞书作为工具，就是在这个过程里的每一个环节上，去帮助组织提高时间利用率。这里我想跟你介绍一下，字节跳动内部的一种开会方式，我们叫它“飞阅会”，它是飞书文档，阅读和开会的简称。 飞书·组织数字化工具9讲百度网盘
以往我们开会，会议讨论要花大把时间，但对讨论之前的准备却重视不够。如果多花一些时间把准备做充分，其实是在相对减少讨论问题的时间。那飞阅会是怎么开的呢？开会前，我们会准备会议材料，对于内部会议，字节跳动是不使用PPT的，而是使用飞书文档来准备详细的会议内容。为什么在内部会议上，我们不使用PPT而是使用文档呢？我们认为，对于内部会议而言，内容准确比形式优美更重要。一旦使用PPT，我们就会容易关注到形式优美，比如动画效果怎么样。而换成飞书文档后，我们的关注点自然就变成了内容而不是形式，也节约了大量的会前准备的时间。开会中，我们把会议分成两个阶段，对于1小时的会议，第一阶段大约20分钟，以默读文档和评论为主，这里是以文字为主的阶段；第二阶段则是基于第一阶段的评论进行发言讨论，这里是以声音为主的阶段。在第一阶段，参会人员一起默读写有会议信息的飞书文档，所有人阅读并打字评论，把自己的问题和思想都沉淀成文字，以此来同步信息、拉齐认识。对，所有人一起专门花20分钟来为接下来的讨论做准备，但这并不是在浪费时间。如果在读文档的时候有疑问，我们就选中那段文字，然后用评论的方式“举手”提问。在文档里，这些字会高亮显示，并指向右边评论区的内容，相关的同事就能看到并回复你，其他人也能看到你们的对话。以往你想补齐一些信息差的时候，要么需要打断主讲人来提问，要么是和同事小声讨论，效率都不太高。到这里，我们的信息起点基本拉齐了。但这还不是这20分钟最重要的价值。因为要打字，我们就被倒逼着去不断理清思想，把分散的想法加工，最终转换成有逻辑的文字。因为思考得更认真，每个人都能给之后的讨论贡献有价值的想法，一起更快地逼近结论。好，这就是第一阶段。到了第二阶段，就是参会人发言，以声音为主的阶段了。刚才大家不是已经写了很多评论吗？这个阶段，就开始对所有评论进行挨个儿的讨论。如果这条评论大家都没有意见了，就可以点击这条评论右上角的一个对勾，这条评论就被解决了，它就不会再显示在评论区了。如果会后需要看所有的评论内容，这些被解决掉的评论、回复，也都能在“历史评论”中看到。 飞书·组织数字化工具9讲百度云盘
我们公司这种新的开会形式，也得到了飞书客户们的认可，比如小米公司，他们还在这个基础上进行了创新，让飞阅会有了更高级的玩法。小米有一次开会是在讨论一个形象方案，参加讨论的，线上线下加起来有100多人，那他们是怎么开这个会的呢？A选定了文档中的“虚拟人物形象”这几个字，用评论问能不能把它放到其他平台的表情商店。相关负责人B马上评论说可以，还补充了预期的合作方式。同时，C选定了一张图片并评论，说这个形象设计可能不太符合流行趋势了。马上有几个人点赞表示同意，D还在下面补充说，建议找二次元专业人士评估一下，E又接着回复了合适的人选。你发现了吗？和刚才讲的飞阅会有所不同，阅读文档的这个过程，不只是在同步信息，它也在同步解决问题。在整个“同步信息+讨论解决”的过程中，差不多100个人同步打字交流，不到半小时，就解决了以前要花好几个小时才能解决掉的问题。不过有一些时候，只靠参会者还不能解决所有问题。举个例子。运营组开会讨论出了一条宣传文案，但是不知道它是不是符合广告法，稳妥一点的做法就是会后当面请教法务，但这比较低效而且麻烦。我们在工具的使用场景上考虑到了这一点。参会者可以在文档里选择要评论那句文案，用评论@一位法务同事，邀请他来帮忙。评论发出后，这位法务同事虽然没有参加会议，但是他仍然能够同步收到消息提醒，点开就能直接回复。这样其实在打破空间的界限，随时调动“场外资源”。当空间界限被打破，我们还能够往前再往前一步，进行异步沟通。也就是说，围绕一件事情，大家可以在不同的时间地点参与讨论，把碎片时间灵活使用起来。如果说开会要所有人同步参与，那么有了异步沟通，有些会或许都不用开了。我分享一个印象深刻的事情。在2021年除夕前不到一个月的时候，抖音正式成为了当年春晚独家红包互动的合作伙伴。当时时间紧任务重，我们要尽可能为所有风险做好预案。但就算是把最有经验的人凑在一起，头脑风暴一整天，也难免会有想不到的点，也就是所谓的“黑天鹅”。后来，我们干脆就直接建了一个叫“黑天鹅清单”的飞书文档，大家来一起写。可能A是在午饭的时候想到一条，B是在会议休息的5分钟又想到了一条，他们都可以随时加进来。在春晚的前一天，我们的“黑天鹅清单”里已经包含了上百条风险，涉及的包括技术容灾、行政支持、现场流程、人力安排等方方面面。关于这个案例，下一讲我们说到项目的时候还会再具体讲到。好，最后我们再来看看会后落实环节。有效的会议其实不只是开会的过程，它得出的成果能不能被用好，这也是效率的体现。我们通常用一堆录音、视频和会议纪要来记录开会的成果，但是在整理和使用时会花很多不必要的时间。
如果能把这些信息更结构化，让人阅读和检索的时候更方便，那时间的利用率也就能更高一些了。飞书里有一个功能叫“妙记”，它可以把所有的音频、视频，都转换为文字，把内容结构化。妙记生成后，你会在它上面看到一些蓝色的标签，比如，你们刚才开会讨论人才计划，那系统里就会自动提取出“人才”、“招聘”、“团队管理”、“目标管理”、“业务发展”等等标签，用分类让你筛选的过程更方便。进入妙记，你能直接搜索定位想找的信息。有时候文字的还原可能还不够，你就可以点击文字，音视频会自动跳转播放，立体还原当时的语境。妙记还能一键导出为飞书文档，你就能直接在上面编辑具体的方案和计划。这些信息，你也可以通过飞书的全局搜索找到。你还能随时随地像听播客一样使用这些音视频，使用倍速、快进，随时点开文字来评论、编辑，甚至@别人一起讨论。好，说到这儿，我想请你一起回头看看开会这件事。它之所以让我们头疼，主要是因为各个环节的时间利用率都不高。针对这一点，我们以信息为突破口，在数字化工具的帮助下，更高效地拉齐信息的起点、表达交流和使用会议成果。此外，当异步沟通成为可能后，碎片化的时间和灵感都可以不再被浪费，想得出一些结论甚至都不用再开会了。
当然，面对不同的人和事，合适的会议形式也会不同。所以这一讲的最后，我想留给你一道思考题：在你的工作中，哪些问题可以用异步沟通来解决？哪些又不适合呢？期待你在留言区的分享。

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